Cum să-ți transformi echipa într-un powerhouse al comunicării

Comunicarea la locul de muncă nu este doar un schimb de informații, ci este piatra de temelie a succesului în orice echipă. Pentru ca obiectivele comune să poată fi îndeplinite cu succes, oamenii trebuie să își exprime clar ideile, nevoile, preferințele și nemulțumirile. Un lucru e cert, fiecare persoană este unică prin felul său de a fi, fapt care poate aduce uneori piedici în comunicarea eficientă. 

În acest articol voi vorbi despre cum îți poți face toți membri echipei să vorbească aceeași limbă și să își maximizeze abilitățile de comunicare. Îți voi prezenta câteva sfaturi care îți vor fi de folos în folosirea tehnicilor corecte de comunicare în echipă pentru a gestiona conflictele interne, a motiva angajații cu moral scăzut și a-i îndruma pe cei cu lipsă de direcție.

Descoperă tipul de echipă pe care îl conduci

Primul pas este să îți dai seama în ce dinamică se încadrează echipa ta, ce particularități are, care este stilul de lucru colectiv al lor, ce puncte forte și puncte slabe deține. Conduci o echipă autonomă, care deține în general un grad mare de responsabilitate în ceea ce privește luarea deciziilor? Sau poate conduci o echipă interdisciplinară cu membri care provin din mai multe departamente sau din domenii diferite și trebuie să comunice și să colaboreze pentru a duce la final un proiect? După ce îți dai seama pe cine conduci, va fi mai ușor să te adaptezi la stilurile diferite de comunicare ale fiecăruia.

Fii clar în privința task-urilor

O comunicare bună începe de la manager, așa că asigură-te că mesajul tău este clar, concis și nimeni nu trebuie să facă un efort suplimentar să intuiască ceea ce îți dorești. Un studiu realizat de Reworked, o companie americană specializată în transformarea digitală a locurilor de muncă și îmbunătățirea experienței angajaților, arată că doar 38% dintre angajați știu clar ce se așteaptă de la ei. Pentru orice angajat este dificil să ducă la final o sarcină dacă nu știe cu exactitate care sunt așteptările cu privire la rezultat. De asemenea, asigură-te că clarifici rolul fiecărui membru al echipei și stabilești cu precizie responsabilitățile fiecăruia.

Alege platforme și canale de comunicare potrivite pentru toată lumea

Cu toții știm cât de iritant este acel meeting care putea fi un email. Alege modalități de comunicare compatibile cu toată lumea din echipă. O echipă care lucrează remote va fi mereu cel mai bine gestionată prin ședințe regulate online, pe când o echipa ce lucrează în regim hibrid sau la fața locului, ar putea prefera sesiunile față în față. Reține comunicarea organizată folosind un număr restrâns de canale de comunicare pentru o gestionare mai eficientă, fie că este vorba de email, videoconferințe sau ședințe la birou.

Rezervă-ți timp pentru întâlniri individuale cu fiecare membru

Comunicarea într-un spațiu sigur și privat, o să ofere întotdeauna sentimentul de încredere oricărui angajat. Acesta se va simți mai predispus să își comunice nemulțumirile sau să fie sincer cu superiorii săi. Prin astfel de ședințe, o să îți construiești o relație de prietenie cu fiecare membru al echipei, care o să contribuie la strategia de comunicare în echipă eficientă. Întreabă-i e fiecare în parte dacă dispun de toate resursele, timpul și informațiile necesare pentru îndeplinirea sarcinilor, discută obiectivele pe termen scurt și află care sunt prioritățile fiecăruia. Tot în cadrul acestui meeting, oferă și tu la rândul tău un feedback confidențial, care să-i ofere membrului echipei o imagine clară asupra rezultatelor muncii sale. 

Programează întâlniri săptămânale cu echipa

Este important ca la fiecare început de săptămână, fiecare angajat să împărtășească care sunt obiectivele sale pentru săptămâna respectivă. Aceste meeting-uri pot fi un prilej perfect pentru a anunța proiecte noi, pentru a evidenția progresul pe care echipa îl face și sunt un moment potrivit pentru întrebări deschise între membrii echipei. O comunicare deschisă promovează sentimentul de siguranță psihologică și are un impact pozitiv asupra echipei în ansamblu.

Creează un spațiu sigur pentru comunicare

Oamenii comunică eficient între ei dacă simt sentimentul de siguranță psihologică, așa că oferă întregii echipe un cadru sigur în care pot spune ceea ce îi deranjează mereu fără consecințe negative. Încurajează fiecare angajat să se exprime liber, fără frica de a fi criticat sau frica de a „pune o întrebare stupidă”. Poți începe chiar tu, ca manager, recunoscând atunci când greșești. Asigură-te mereu că fiecare membru se simte confortabil și gestionează cu eficiență situațiile critice, precum atunci când cineva devine agresiv sau întrerupe constant pe ceilalți.

Cultivă o atmosferă de lucru prietenoasă și sănătoasă

Recunoaște și apreciază contribuțiile fiecărui membru al echipei, fă-l pe fiecare să simtă sentimentul de apartenență și oferă acest exemplu tuturor membrilor echipei și încurajează empatia pentru a păstra echipa conectată și fericită. Nu uita să sărbătorești împreună cu echipa toate realizările, atât cele individuale, cât și pe cele colective. Recunoașterea publică a succeselor ridică moralul echipei și creează o atmosferă pozitivă. Aceasta abordare poate fi completată prin recrutarea de specialiști care să aducă un plus de expertiză echipei tale.

Implementează câteva politici de comunicare la locul de muncă

Un mic set de reguli pot stabili niște standarde clare cu privire la modul în care membrii echipei trebuie să comunice între ei. Iată ce politici de comunicare îi pot transforma echipa într-un powerhouse al comunicării:

• Transparența
• Respectul reciproc
• Ascultarea activă
• Medierea conflictelor
• Gestionarea eficientă a timpului

Poți organiza chiar oportunități de formare în domeniul comunicării, ce constau în cursuri specializate în care angajații pot deprinde abilități esențiale precum asertivitatea, gestionarea conflictelor și comunicarea non-verbală. În cadrul unor astfel de cursuri, ei pot învăța și cum să accepte sau cum să ofere un feedback negativ.

În final, reține că o comunicare eficientă necesită un efort constant, așa că fii pregătit să lucrezi meru la asta. Primul lucru pe care trebuie să îl ai în vedere este să te oferi drept exemplu și să asiguri echipei tale un mediu sigur în care să se poată exprima liber. Cunoaște identitatea echipei și descoperă puterea fiecărui membru. Cultivă o identitate colectivă și un sentiment de apartenență pentru a alimenta motivația și colaborarea între angajați. Folosind toate aceste sfaturi, nu doar că îți vei transforma echipa într-un powerhouse al comunicării, ci și într-un colectiv unit unde fiecare membru se simte apreciat.