Top 10 aplicații de time management care îți vor revoluționa ziua de muncă

Se întâmplă de multe ori să simțim că nu sunt suficiente ore într-o zi să facem tot ce ne propunem. Ești copleșit de emailuri, ședințe, mesaje urgente, sarcini care nu suportă amânare și te gândești că ai nevoie serioasă de puțin ajutor? Gestionarea timpului n-a fost niciodată mai simplă decât acum, în era internetului, când avem la dispoziție zeci de aplicații care să ne ajute în sensul acesta. Echilibrul dintre viață profesională și cea personală este cheia unei vieți liniștite și lipsite de stres, așa că explorarea unor scurtături în ceea ce privește organizarea mai bună a timpului îți poate salva minute prețioase și te poate transforma într-o persoană mai productivă și mai eficientă.

În acest articol îți voi prezenta 10 aplicații de time management care vor face fiecare minut din ziua ta să conteze.

Calendarul

Conform Fellow.app, o platformă destinată gestionării și îmbunătățirii productivității echipelor, un angajat obișnuit participă în medie de la 11 până la 15 ședințe pe săptămână. Dacă și tu ai o frecvență similară a ședințelor cu echipa, este clar că nu poți memora mereu când începe și despre ce este vorba la fiecare întâlnire. Primul și cel mai simplu sfat este să folosești funcția de Calendar (Google Calendar sau Outlook Calendar)  prin care să îți gestionezi eficient meeting-urile într-o manieră organizata. Mai mult de atât, îți poți seta alerte cu 15 minute înainte să înceapă ședința ca să te poți pregăti și poți partaja calendarul cu toată echipa pentru o mai bună coordonare și pentru a evita suprapunerea întâlnirilor.

Todoist

Este o aplicație de gestionare a sarcinilor, fie că este vorba de muncă sau de viața ta personala. Tot ce trebuie să faci este să introduci o sarcină în aplicație și să îi stabilești prioritatea prin setarea unui termen limită. Aplicația îți va clasifica sarcinile și îți va permite să le organizezi în liste. De asemenea, îți  va da remindere pentru a te asigura că nu uiți de nici o activitate. Mai mult, varianta premium, include grafice și diagrame care îți cuantifică progresul și calculează cât de implicat ai fost în ziua respectivă.

Asana

Este o altă aplicație de gestionare a sarcinilor concepută pentru a ajuta echipele să își gestioneze proiectele și să își urmărească activitatea. Aceasta vine cu noutatea de a împarți proiectele în unități mai mici (sarcini secundare) și mai ușor de gestionat, prin atribuirea de responsabili pentru fiecare activitate. Sarcinile pot fi personalizate în funcție de prioritate, etapă a dezvoltării sau oricare alt status. Pentru echipele care lucrează la mai multe proiecte, există opțiunea de grupare a lor în portofolii. De asemenea, are o interfață prietenoasă și ușor de folosit.

Monday.com

Este o aplicație de organizare a sarcinilor în echipă ce permite utilizatorilor să creeze panouri personalizate pentru diferite proiecte, unde pot fi vizualizate sarcinile, termenele limită și progresul fiecărui membru. Aplicația integrează și un instrument de urmărire a timpului care permite utilizatorilor să vadă cât timp durează finalizarea unei sarcini. Acest lucru ajută la optimizarea proceselor pentru a îmbunătăți eficiența și productivitatea echipei.

Microsoft Teams

Parte din suita Microsoft 365, Teams oferă o platformă cuprinzătoare pentru chat, ședințe video, stocare de fișiere și multe altele. Este un instrument versatil care oferă echipelor un spațiu atât pentru mesaje private, cât și pentru conversații de grup în canale dedicate anumitor echipe sau anumitor proiecte. Funcția de videocall poate fi folosita pentru ședințe zilnice, pentru a coordona toți membrii unei echipe și pentru a stabili prioritățile sau pentru videoconferințe, webinare și evenimente online. Mai mult de atât, include și funcția de calendar integrată, facilitând sincronizarea între întâlniri.

Slack

Este o platformă dinamică și intuitivă concepută pentru a reduce un flux mare de schimburi de emailuri între colegi, facilitând mesageria rapidă, distribuirea fișierelor în timp real și colaborarea eficientă între echipe și departamente. Ceea ce o diferențiază de celelalte aplicații de time-management este capacitata de a organiza conversațiile în canale, dedicate unor proiecte specifice sau unor echipe, facându-le mereu accesibile și ușor de găsit. La fel ca Microsoft Teams, permite conversații 1-1, dar și în grup. În plus, Slack a integrat numeroase alte aplicații precum Google Drive, Trello și Asana.

RescueTime

Se recomandă ca „singura aplicație din lume care îți poate măsura cu adevărat concentrarea”. Această aplicație vine în plus cu funcția de a urmări automat activitățile efectuate pe tot parcursul zilei și îți spune când ai fost cel mai productiv și cât timp ai petrecut în cadrul fiecărui proiect (în fiecare zi și în fiecare săptămână). Mai mult de atât, aplicația îți permite să blochezi site-uri care îți distrag atenția într-un anumit interval de timp, ca să îți duci sarcinile la bun sfârșit cât mai repede.

TrackingTime

Este un instrument de organizare a timpului de lucru mai diferit, din perspectivă vizuală. Aceasta aplicație va prezenta timpul în blocuri și ferestre ca și cum fiecare interval ce corespunde unei sarcini de lucru, este un eveniment în calendar. Poți alege vizualizarea zilnică, săptămânală sau lunară, dar cea zilnică are aspectul cel mai plăcut și prietenos, deoarece îți vă afișa în stânga calendarul întregii luni. Poți coda totul în culori pentru o personalizare specifică. Are o interfață ușor de utilizat, intuitivă și seamănă cu Asana.

Habitica

Este un organizator de task-uri cu o latură orientată spre jocuri și are un design mai atractiv pentru cei pasionați de gaming. Această aplicație îți oferă 3 categorii în care poți clasifica sarcinile: obiceiuri, activități zilnice și „to do’s”. Pe măsură ce bifezi sarcini îndeplinite, bara de experiență a personajului tău crește și primești monede pe care le poți cheltui ulterior pe recompense. Poți să te alături grupurilor și să participi la misiuni comune.

Forest

Este o altă aplicație de time management care folosește gamification-ul pentru a încuraja autocontrolul și concentrarea pe task-uri punctuale. Partea interesantă este că pe măsură ce duci la îndeplinire sarcinile tale, plantezi copaci virtuali în această aplicație. Și cu cât ești mai harnic și mai eficient, cu atât crește mai mare pădurea ta digitală! La fel ca oricare altă aplicație pezentată mai sus, îți va oferi rapoarte detaliate cu privire la timpul tău de lucru, monitorizare în timp real și notificări pentru a te ajuta să îți gestionezi mai bine timpul.

 

Cum alegi aplicația potrivită pentru tine? În funcție de nevoile și preferințele individuale poți alege aplicația preferată în funcție de factori precum: disponibilitatea pe computer/telefon/tableta, prețul, integrarea altor aplicații, interfață, nivelul de confidențialitate al datelor etc. Poți încerca chiar mai multe ca ulterior să ramai la cea care funcționează cel mai bine pentru tine. Orice aplicație ai alege, cu siguranță va pune ordine în programul tău și te va ajuta să îți atingi obiectivele eficient și organizat.