Bucharest, Romania
office@evolvetoday.ro
+40 725 161 883
Follow Us

Știința din spatele ședințelor eficiente la job

Probabil că știi senzația de a participa la un meeting lung și neproductiv. De fapt, se pare că un număr mare de companii suferă de pe urma meeting-urilor slab organizate, care au un impact negativ asupra succesului, creativității și nivelului de stres al echipelor la locul de muncă.

Pe de altă parte, ședințele eficiente sunt un intrument de management ce poate avea multe rezultate pozitive, printre care energizarea echipei, creșterea motivației profesionale, coeziunii și luarea unor decizii mai bune. O analiză asupra 19 milioane de ședințe a demonstrat că britanicii petrec în medie 2 ore pe săptămână în ședințe inutile, ceea ce rezultă în 140 milioane de zile de productivitatea angajaților pierdute în fiecare an. 

Managerii și antreprenorii români petrec aproape 8 ore pe săptămână în ședințe, mai departe puteți face voi calculele asupra profitabilității acestor ore. Aceste numere colosale sunt doar un scurt reminder asupra faptului ca orice ședință reprezintă o investiție care trebuie folosita cu sens. Întâlnirile neproductive sunt cauza multor probleme în organizații și de aceea au apărut un număr de studii care și-au propus să dezvăluie știința meeting-urilor eficiente, care să încurajeze evoluția profesională a angajaților.

În acest articol ne vom uita la câteva dintre aceste studii, din care vom contura câteva reguli pentru o ședință eficientă.

Meeting de 25 de minute cu maximum 7 participanți.

Donna McGeorge, autoarea cărții “The 25 minute meeting: half the time, double the impact” este de părere că ședințele nu sunt foarte eficiente pentru că nu suntem foarte conștienți asupra modului de organizare. Meeting-ul a devenit soluția standard pentru multe situații – de exemplu dacă apare o problemă, primul instinct este să se organizeze un meeting. Iar de cele mai multe ori, oamenii nu au timp să se pregătească și se simt doar obligați să participe.

De cele mai multe ori, ședințele nu sunt nici măcar necesare, iar informațiile pot fi transmise pur și simplu prin email, slack sau alte canale de comunicare internă.

Dacă o ședință standard durează în general o oră, autoarea sugerează că timpul optim petrecut într-o ședință productivă este de 25 de minute. Principiul este inspirat de metoda Pomodoro al lui Francesco Cirillo. De asemenea numărul de participanți poate afectează durata ședinței, inspirându-se de principiul inginerului Max Ringelmann care descrie tendința ca productivitatea personală să scadă, atunci când grupul este mai mare. Mcgeorge recomandă ca ședința să nu aibă mai mult de 7 participanți. 

Care este cel mai bun moment al zilei pentru o ședință?

Dan Ariley, profesor în știința comportamentului spune că pentru majoritatea persoanelor există o fereastră de 2 ore când suntem la apogeul productivității și de obicei sunt primele ore ale dimineții. O greșeală pe care o fac mulți manageri este că se folosesc de cele mai productive ore pentru lucruri care nu necesită toată capacitatea cognitivă (cum ar fi ședințele) și astfel irosesc un enorm potențial. Bazându-se pe această teorie, managerii care programează ședințele în prima parte a zile privează echipele de oportunitatea de a-și folosi productivitatea la maximum pentru sarcinile cele mai importante. 

Argumentele cercetătorului sunt consolidate de mai multe studii. De exemplu, un studiu a demonstrat că durează aproape de minute să ne recăpătăm atenția totală asupra unui task după ce am fost întrerupți de un call sau o discuție cu un coleg. 

Cu alte cuvinte, managerii ar trebui să evite să pună ședințe dimineața și să le programeze mai degrabă în a doua parte a zilei, pentru a menține performanța angajaților pe parcursul unei zile. Un alt studiu sugerează că ora 3PM este cea mai potrivită pentru o ședință cu echipa.

Păstrează timp pentru concluzii, takeways și feedback la finalul meeting-ului

Alte studii sugerează că ar trebui să aloci 10% din timpul total al unei ședințe pentru sumarizare și evidențierea concluziilor principale (adică 3 minute pentru o ședință de 30 de minute, sau 6 minute pentru o ședință de 60 de minute). Acest mod de lucru asigură că toți participanții pleacă din ședință cu informații clare. Dacă vrei să mergi mai departe și să legi o ședință de acțiuni concrete, păstrează o minută a ședinței și trimite pe mail pașii următori imediat după încheierea ședinței.

Pe termen lung este utilă și integrarea unui sistem de feedback prin care angajații pot să-și spună părerea cu privire la modul în care decurg ședințele și să ofere sugestii de îmbunătățire. 

Vrei să afli mai multe idei practice despre îmbunătățirea culturii organizației, recrutare și evoluția carierei profesionale? Descoperă și alte articole de pe blogul nostru, aici. 

 

 

Post a Comment

Abonează-te la newsletter-ul nostru

Rămâi la curent cu cele mai bune sfaturi de la noi pentru un interviu de succes, ultimele trenduri din industria HR și noile joburi deschise.