Procrastinarea la locul de muncă este o realitate cunoscută pentru majoritatea angajatorilor și managerilor – este o problemă întâlnită aproape pretutindeni. Cu toate acestea, esențial este modul în care managerii și liderii de echipă gestionează această situație, astfel încât calitatea muncii și rezultatele generale să nu fie afectate.
Există numeroase motive pentru care angajații pot întârzia cu sarcinile, însă devine preocupant atunci când acest obicei afectează dinamica și progresul întregii echipe.
În primul rând, managerii trebuie să identifice dacă procrastinarea unui angajat este legată de tipul său de personalitate sau dacă reflectă o nesincronizare cu cultura organizațională. În norocul nostru, există soluții pe care managerii le pot implementa pentru a reduce procrastinarea la nivel de echipă și pentru a îmbunătăți performanța și productivitatea acesteia.
Care sunt semnele că echipa ta procrastinează?
De cele mai multe ori, motivul pentru care un angajat procrastinează este o planificare slabă și gestionare deficitară a timpului. În alte cazuri, însă, este mai ales pentru că acei angajați fie nu au motivație, fie se tem de eșecul în îndeplinirea sarcinilor într-un mod cât mai perfect posibil. Alte motive ar putea fi și lipsa de suport sau îndrumare pentru acele sarcini sau chiar o cultură organizațională toxică în companie.
Mai jos sunt câteva semne ale procrastinării în mediul profesional:
Pierderea și gestionarea slabă a timpului
Persoanele care amână sunt obișnuite să lase totul pe ultima sută de metri, sugerând o posibilă problemă în gestionarea timpului. Atunci când se apropie de termenele limită, simt o presiune iminentă și livrează lucrările cu întârziere, de cele mai multe ori. Această abordare poate crea stres și panică, afectând calitatea și eficiența muncii lor.
Inactivitatea și lipsa de accesibilitate
Lipsă accesibilității și nivelul scăzut de reactivitate poate ridica semne de întrebare în ceea ce privește implicarea și comunicarea eficientă în echipă. Este important să recunoaștem că fiecare individ are propriile programe și ritmuri de lucru, însă, într-o echipă, este esențial să fii disponibil și conectat pentru a colabora și a rezolva probleme în mod prompt și eficient.
Deși este acceptabil să ai momente de concentrare intensă sau să te retragi pentru a lucra la proiecte individuale, este important să menții un echilibru sănătos între timpul dedicat muncii personale și cel petrecut colaborând cu echipa. Atunci când cineva este rar online sau greu de contactat, acest lucru poate afecta comunicarea și eficiența colectivă, ceea ce nu este benefic pentru progresul proiectelor și relațiile profesionale.
Vorbă multă, muncă puțină
Angajații care se confruntă cu procrastinarea pot folosi un discurs fluent și persuasiv pentru a ascunde faptul că nu sunt productivi în mod eficient. Aceștia ar putea încerca să atragă atenția de la discuțiile despre problemele urgente de muncă, abordând subiecte irelevante sau deja cunoscute de toată lumea. Această abordare poate duce la pierderea timpului și la lipsa progresului în rezolvarea problemelor importante, afectând negativ productivitatea și colaborarea în echipă. Este important să identificăm astfel de comportamente și să le abordăm în mod corespunzător pentru a menține un mediu de lucru eficient și concentrat pe obiectivele stabilite.
Atitudine negativă față de proiecte
Atunci când un procrastinator adoptă o atitudine negativă față de sarcini sau proiecte, acest lucru poate fi cauzat de frică sau chiar de un nivel ridicat de perfecționism. De ce se întâmplă asta? Ei bine, frica de eșec este un factor major. Există teama că nu vor reuși să îndeplinească anumite sarcini sau că nu le vor realiza corect, ceea ce îi poate împiedica să înceapă chiar și o activitate simplă.
De asemenea, un accent exagerat pe perfecționism poate fi o sursă de îngrijorare. Persoanele perfectioniste se tem că munca lor nu va fi perfectă sau că nu va fi la fel de bună ca cea a colegilor lor din echipă. Această grijă excesivă îi poate paraliza, împiedicându-i să înceapă sau să avanseze într-o sarcină, din frica că nu vor reuși să atingă standardul lor excesiv de înalt. Este important să recunoaștem aceste motive și să găsim modalități de a sprijini procrastinatorii în depășirea acestor bariere pentru a putea realiza lucrările cu succes și în mod eficient.
Dificultate în concentrare
Când cineva este concentrat, comunică informații relevante și lucrează eficient, respectând termenele limită și scopurile stabilite.
În contrast, procrastinatorii pot avea dificultăți în a se concentra și încercă să compenseze prin vorbirea excesivă sau prin abateri neesențiale în timpul apelurilor, ședințelor sau conversațiilor. În aceste cazuri, contribuția lor reală este limitată sau inexistentă, ceea ce poate duce la pierderea de timp și la lipsa de progres în rezolvarea problemelor importante.
Este important să te asiguri că toți membrii echipei sunt concentrați și angajați în discuțiile și activitățile relevante, pentru a asigura eficiența și succesul în atingerea obiectivelor stabilite.
Soluții pentru a combate procrastinarea la locul de muncă
- Clarificarea și prioritizarea obiectivelor
Angajatorii ar trebui să comunice clar obiectivele și prioritățile echipei și să le ofere angajaților o înțelegere clară a ceea ce se așteaptă de la ei. Oferirea unui cadru clar și structurat pentru sarcini poate reduce incertitudinea și poate stimula angajații să acționeze mai prompt.
- Sisteme de monitorizare și evaluare
Implementarea unor sisteme de monitorizare a progresului și evaluare a performanței poate ajuta la identificarea și corectarea comportamentelor de procrastinare într-un stadiu incipient. Feedback-ul regulat și clar din partea angajatorilor poate servi ca un factor motivațional și poate încuraja angajații să își gestioneze mai eficient timpul și să își prioritizeze activitățile.
- Promovarea unui mediu de lucru motivant
Crearea unui mediu de lucru care să încurajeze colaborarea, creativitatea și angajamentul poate contribui la reducerea procrastinării. Angajatorii ar trebui să ofere recunoaștere și recompense pentru munca de calitate și să creeze o cultură în care angajații se simt valorizați și inspirați să își atingă potențialul maxim.
- Oferirea de resurse și susținere
Asigurarea accesului angajaților la resursele și suportul necesare pentru îndeplinirea sarcinilor lor poate reduce frustrarea și blocajele care pot duce la procrastinare. Angajatorii ar trebui să ofere instruire și dezvoltare continuă, să ofere acces la instrumente, tehnologii oportunități de evoluție în carieră.
În concluzie
Pentru gestionarea procrastinării, angajatorii trebuie să-și adapteze mentalitatea și să abordeze fiecare angajat în funcție de motivațiile sale de a munci mai mult sau mai puțin eficient. Primii pași în combaterea procrastinării la locul de muncă sunt implicarea activă în dinamica echipelor, oferirea de ajutor acolo unde este cazul și setarea unor obiective și priorități clare. Aceste practici împreună cu o atitudine pozitivă și încurajatoare are de cele mai multe ori impact pozitiv pe termen lung.
