Bucharest, Romania
office@evolvetoday.ro
+40 725 161 883
Follow Us
planificare pentru vacanta

Planificare de vacanță: 8 trucuri esențiale pentru o organizare impecabilă

A început perioada concediilor și cu toții suntem nerăbdători să ne deconectăm o perioadă de la rutina zilnica. Odihna și relaxarea sunt esențiale pentru a funcționa corect și a evita sentimentele de burnout. Totuși, dacă pleci la plajă îngrijorat că echipa ta nu se va descurca fără tine, mintea ta va rămâne la birou.

Pentru unii lideri însă planificarea înainte de concediu poate fi o provocare deoarece sarcinile nefinalizate pot perturba liniștea unei vacante, iar lipsa controlului asupra situațiilor neașteptate de la job pot provoca stări de stres. O bună gestionare a perioadei în care urmează să lipsești este fundamentală pentru a menține productivitatea ridicată. Un studiu realizat de America’s International Foundation of Employee Benefit Plans susține că angajații care își iau concediu anual sunt cu 40% mai productivi și mai puțin deprimați, uituci și obosiți în comparație cu angajații care nu își iau concediu anual.

Concediul nu este un lux, ci o necesitate pentru a-ți reîncărca bateriile, pentru a-ți menține sănătatea mentală și a reveni la muncă mult mai motivat și cu forțe proaspete. Câteva săptămâni pe an trebuie să lăsăm mintea să se relaxeze complet.

În acest articol, îți voi oferi 8 trucuri esențiale pentru o organizare impecabilă la muncă înainte de a pleca în concediu pentru a evita orice risc de a apărea haos la birou.

Verifică-ți valabilitatea pașaportului, asigură-te că ai rezervat zborul și iată câteva lucruri cărora trebuie să le mai acorzi atenție înainte să decolezi:

Pregătește echipa în avans

Cea mai bună abordare este să îți instruiești echipa să acționeze independent în lipsa ta și să aibă o mentalitate orientată spre soluții și pe rezolvarea problemelor în situații critice. Sprijină-i și încurajează-i să învețe din propriile greșeli. Arată-le că ai încredere în ei și se vor simți mai motivați să se implice în toate demersurile desfășurate în lipsa ta.

Prioritizeaza-ți sarcinile

Fă o listă cu toate lucrurile care trebuie făcute după plecarea ta în concediu și clasifică-le în funcție de cât de urgent e fiecare lucru. Stabilește obiective clare pe termen scurt și lung și numește sarcinile care pot așteaptă până la întoarcerea ta. În acest fel, echipa ta va ști ce situații să abordeze prima dată în funcție de importanța lor. De asemenea, nu uita să desemnezi persoane responsabile de fiecare sarcina.

Planifică o agendă

Acum că ai prioritizat toate sarcinile și ai desemnat reponsabilii, stabilește datele limită pentru fiecare sarcină și fiecare proiect și planifică pe zile agenda de activități care se vor desfășură în lipsa ta. Poți folosi agende electronice, calendare comune sau aplicații de gestionare a proiectelor. Alege deadline-uri realiste și care nu pun presiune pe echipă. Poate suna puțin dificil să planifici în detaliu totul în avans, dar îți vei ajuta angajații să aibă o imagine clară despe tot ce trebuie să facă, despre cum să își gestioneze timpul și volumul de muncă – lucru care va avea un impact pozitiv asupra performanței lor.

Pregătește toate resursele necesare echipei

Actualizează documentele importante precum rapoartele de activitate, baze de date, spreadsheets și înregistrează ședințele online de planificare ca să fie totul la dispoziția membrilor echipei în caz de nevoie. Încearcă să anticipezi întrebările colegilor tăi și să pui într-un document toate răspunsurile potențiale care le-ar putea fi de folos. Important e ca echipa să se simtă pregătită, astfel și tu, și ei veți avea o stare de spirit bună.

Stabilește proceduri de urgență

Stabilește și testează proceduri de urgență și organizează o simulare a situațiilor de criză. Poți testa probleme tehnice majore, conflicte interne sau crize de PR. Astfel, echipa ta va învăța cum să acționeze rapid și eficient urmând cu exactitate pașii specifici pentru fiecare tip de urgență. Acest ghid poate fi refolosit la fiecare concediu al tău și poate fi chiar împărțit cu celelalte departamente. Îl poți crea în format digital c să fie mai ușor de distribuit.

Desemnează o persoană care să te acopere

În cazul unor situații imprevizibile care necesită o persoană din management, cel mai potrivit ar fi să desemnezi un responsabil care să gestioneze asta în lipsa ta. Alege pe cineva cu o putere decizională cel puțin de mare precum a ta, cu experiență similară și fă-i un mic training în caz de evenimente neașteptate. Asigură-te că această persoană are acces la resursele necesare pentru a lua decizii informate și anunță-ți echipa cu privire la această persoană, astfel încât să știe la cine să apeleze în absența ta.

Rămâi conectat cu echipa

Timpul personal este pe primul loc în concediu, dar pentru liniștea ta, poți păstra o cale de comunicare cu angajații că să fii informat constant cu privire la buna desfășurare a sarcinilor. Asigură-te că ai acces la Wi-Fi, la email sau la aplicațiile de comunicare interne și din când în când, dacă este necesar, aruncă o privire să te asiguri că totul decurge conform planului. Însă impune-ți limite clare și nu îți întrerupe constant timpul de relaxare.

Fii clar cu privire la disponibilitatea ta

În funcție de cât de dispus ești să ramai conectat cu echipa, informează-i cu privire la timpul în care te pot contacta și când ești tu disponibil să răspunzi. Specifică și canalul pe care preferi să fii contactat. Astfel colegii tai vor ști exact când și cum să ajungă la tine, fără să te deranjeze sau să te întrerupă din timpul tău liber. Nu uita să îți activezi mesajul de „out of office” ca toată lumea să știe că lipsești și că te vei întoarce curând!

Așadar, ceea ce trebuie să reții este că documentarea adecvată a sarcinilor în prealabil este cheia pentru o vacanta liniștită. Planificarea eficientă o să îți dea un sentiment de siguranță și control, știind că echipa ta se poate descurca singură în lipsa ta. Astfel te poți bucura pe deplin de concediu și de pauza bine meritata, fără griji legate de muncă. Prin implementarea acestor trucuri esențiale, vei avea întotdeauna o vacanță relaxantă și fără stres. Și nu uita să savurezi fiecare moment din vacanță și să te bucuri de concediul binemeritat!

 

Post a Comment