Bucharest, Romania
office@evolvetoday.ro
+40 725 161 883
Follow Us

6 trucuri Gmail pentru productivitate și eficiență la job 

Gmail. Emailul este unul dintre tool-urile pe care le folosim în fiecare zi. Este ca aerul pentru multe businessuri și rămâne unul dintre cele mai sigure canale de comunicare pe internet și mai ales, în comunicarea internă din cadrul companiei. Însă în forfota activităților zilnice, inbox-ul are tendința să scape de sub control, mai ales dacă te-ai abonat la mai multe surse de informare și primești știri și newsletter-uri frecvent.

Partea bună este că există o serie de funcții care te ajută să-ți organizezi inboxul pe Gmail, să-ți păstrezi spațiul de comunicare organizat și să-ți eficientizezi munca din fiecare zi. Citește mai departe să descoperi câteva secrete Gmail despre care poate nu știai încă.

Gestionează-ți toate adresele de mail în Gmail

Este normal să ai mai multe adrese de mail – atât personale, cât și de business. Însă de multe ori este complicat sau frustrant să te tot loghezi pe diverse conturi pentru a-ți verifica inboxul. Pornind de la acest insight, Gmail a dezvoltat o funcție prin care îți poți conecta și gestiona toate adresele de email la contul tău de Gmail. Astfel poți trimite mailuri pentru job sau mailuri personale, toate din același loc. Pentru a adăuga un nou email în contul tău de gmail,urmărește pașii descriși la acest link.

Folosește-te de foldere și labels (etichete) pentru organizarea emailurilor

Unul dintre cele mai bune instrumente de organizare din Gmail este labels sau etichetele. Ele te ajută să-ți clasifici toate mesajele care ajung în inboxul tău. Poți crea etichete pentru organizarea automată a tuturor emailurilor care sosesc, pentru prioritizarea taskurilor venite aici. Filtrele se folosesc de informații precum persoana de la care ai primit mailul, subiect și multe altele.

Dacă inboxul tău este plin de mesaje la care încă nu ai ajuns înseamnă că ai nevoie de o mai bună organizare a emailurilor cu foldere și etichete. Inboxul nu ar trebui să aibă foarte multe emailuri în el niciodată, deci cu cât le categorisești mai repede, cu atât va fi mai ușor să le răspunzi. 

Un truc simplu este să stochezi mailurile în foldere în funcție de persoana de la care le-ai primit sau subiectul discuției. Un folder poate fi marcat ca “To Do” pentru a-ți aminti mereu să-l verifici. O dată ce inboxul devine mai aerisit, prioritățile tale la job vor deveni mai clare și îți vei putea folosi mai eficient timpul.

Ajută-te de filtrele din Gmail pentru a gestiona fluxul de emailuri

Dacă primești mailuri pe o adresă a companiei (contact@firmata.ro) ar trebui să știi să folosești filtre pentru organizarea inboxului. De cele mai multe ori, acele adrese de mail sunt pe cărți de vizită, pe site-ul firmei și prin alte materiale promoționale, deci ajunge să fie primul punct de contact pentru diverși vendori, clienți sau colaboratori. În acest caz fluxul de emailuri este copleșitor, iar setarea de filtre te ajută să eviți această situație. 

De exemplu poți crea un filtru ca orice mail vine către adresa firmei să intre într-un folder dedicat pe care îl verifici mai rar decât mailul personal.

Programează trimiterea emailurilor

Dacă știi că receptorul emailului tău este activ într-un interval orar, poți programa răspunsul la email pentru a ajunge la momentul potrivit. Gmail oferă opțiunea de “schedule” a răspunsurilor la emailuri. Acest feature este foarte util dacă lucrezi cu persoane din alt fus orar sau vrei să-ți pregătești dinainte treaba pentru a doua zi. Dacă ai de trimis un mail la 7 dimineața, acel mail poate fi plecat deja spre destinație în timp ce tu îți pregătești cafeaua.

Cum se programează trimiterea emailurilor? După ce ai compus emailul, dă click pe “more send options” care se află pe săgeata din dreptul butonului de Send. Alege data și ora când ai vrea să trimiți emailul și gata.

Folosește-te de scurtăturile din tastatură

Salvează timp cu ajutorul scurtăturilor din Gmail. Există o mulțime de shortcuts pentru formatarea și gestionarea emailurilor. De exemplu G+I te va duce la Inbox; G+D te duce la drafturi, iar cu G+S ajungi direct în folderul cu mesaje marcate cu stea.

În majoritatea timpului de utilizare a acestui serviciu pe browser, vei citi și vei răspunde la mesaje. Pentru a-ți ușura navigarea printre e-mailuri, folosește J pentru a sări la următorul mesaj și K pentru a urca în lista de mesaje.

Există și scurtături care te ajută să ajungi mai rapid la partea de scriere a mesajelor. Trebuie doar să apeși tasta C, și se va deschide fereastra pentru compunerea mesajelor de trimis. Dacă vrei să deschizi editorul de mesaje într-o fereastră separată a browserului, poți tasta D. Citește mai multe din sursa.

Organizează-ți emailurile printr-un sistem de stele

Prin sistemul de steluțe din Gmail vei putea organiza în inbox mesajele prin diverse coduri de culoare. În mod normal Gmail îți oferă opțiunea unei stele galbene, însă poți alege mai multe culori și iconițe pentru a-ți structura inboxul. De exemplu, mesajele importate ar putea fi marcate cu un semn al exclamării roșu, mesajele care trebuie citite cu o steluță galbenă, iar mesajele care necesită research înainte de răspuns pot fi marcate cu un semn de întrebare. Acest mod de organizare funcționează foarte bine pentru persoanele care au o bună memorie fotografică și sunt mai productivi când au parte de armonie vizuală.

Care este funcția ta preferată din Gmail?

Află mai multe idei pentru productivitate la job pe blogul nostru

Post a Comment

Abonează-te la newsletter-ul nostru

Rămâi la curent cu cele mai bune sfaturi de la noi pentru un interviu de succes, ultimele trenduri din industria HR și noile joburi deschise.